Sitzungsaufzeichnungen

Zweck

Sitzungsaufzeichnungen unterstützen Aufnahme, Transkriptprüfung und anschließende Dokumentation, ohne die fachliche Prüfung zu ersetzen.

Voraussetzungen

Aktiviere das Modul, kläre die erforderliche Einwilligung und informiere alle Beteiligten unmittelbar vor der Aufnahme.

Schritte

Voraussetzungen

Sitzungsaufnahmen sind eine optionale Funktion. Sie wird unter Einstellungen → Aktivierte Funktionen → Sitzungsaufnahme und Transkription eingeschaltet.

Beim erstmaligen Aktivieren muss die Praxisverantwortung bestätigen, dass alle an einer Aufnahme beteiligten Personen informiert werden und der Verarbeitung zugestimmt haben. Diese Bestätigung ersetzt nicht die Einwilligung der Klientin oder des Klienten.

Nach der Aktivierung erscheint Sitzungsaufzeichnungen in der Navigation, sofern du die erforderliche Berechtigung für die Dokumentation besitzt.

Einwilligung von Klientinnen und Klienten

Wenn ein Termin einer Klientin oder einem Klienten zugeordnet ist, muss die zusätzliche Einwilligung für Sitzungsaufnahmen vor dem Start vorliegen. Die allgemeine DSGVO-Einwilligung allein reicht dafür nicht aus.

Es gibt zwei gleichwertige Wege:

Digitale Einwilligung über das Onboarding

1. Im Onboarding wird die zusätzliche Einwilligung angezeigt, sobald die Funktion aktiviert ist.
2. Die Klientin oder der Klient bestätigt die Einwilligung zusammen mit den übrigen Einwilligungen.
3. Der bestehende digitale Signaturablauf archiviert den unterschriebenen Onboarding-Nachweis.

Papierformular in der Praxis

1. Öffne die Klientenakte und gehe zum Abschnitt Einwilligungen.
2. Klicke auf Einwilligungsformular drucken.
3. Lass das Formular von der Klientin oder dem Klienten unterschreiben.
4. Scanne oder fotografiere das unterschriebene Formular.
5. Lade es im Reiter Dokumente der Klientenakte hoch, zum Beispiel mit dem Namen Einwilligung Sitzungsaufnahme.
6. Dokumentiere danach die Einwilligung in der Klientenakte.

Danach

Prüfe das bestätigte Transkript, übernimm nur geprüfte Inhalte in die passende Dokumentation und lösche die Audiodatei nach dem vorgesehenen Ablauf.

Fehler

Wenn Aufnahme oder Transkription fehlschlägt, prüfe Status und verfügbare Wiederholungsaktion. Lösche die Aufnahme erst nach abgeschlossener Nachbearbeitung.

Weiter

Die fertige Dokumentation verwaltest du in der Klientenakte, in der Behandlung oder beim Termin.

Ein Widerruf kann jederzeit in der Klientenakte dokumentiert werden. Danach können für diese Klientin oder diesen Klienten keine neuen Aufnahmen gestartet werden.

Aufnahme starten

Du kannst eine Aufnahme auf mehreren Wegen öffnen:

• im Bearbeitungs-Popup eines Termins im Kalender über Sitzung öffnen;
• in der Terminliste einer Behandlungsserie;
• über Sitzungsaufzeichnungen in der Navigation.

Bevor du die Aufnahme startest, bestätige in OrdiFox die erfolgte Aufklärung und Zustimmung aller anwesenden Personen. Diese Bestätigung erfolgt bei jeder einzelnen Aufnahme.

Die eigentliche Aufnahmebox befindet sich direkt in der geschützten Session View des Termins. Während der Aufnahme zeigt OrdiFox zusätzlich einen deutlich sichtbaren roten Hinweis, damit jederzeit erkennbar ist, dass das Mikrofon aktiv ist.

Eine Serie oder eine Online-Buchung kann grundsätzlich dokumentiert werden. Eine Aufnahme ist nicht auf Termine beschränkt, die als Behandlung markiert sind. Dadurch können auch interne Besprechungen aufgezeichnet werden.

Interne Besprechungen ohne Klientenzuordnung

Bei einer Besprechung ohne zugeordneten Klienten verlangt OrdiFox keine Klienteneinwilligung. Trotzdem müssen alle beteiligten Mitarbeitenden vor Beginn informiert werden und der Aufnahme zustimmen. Die interne Praxisregel und die gewählte Dokumentation dafür liegen in der Verantwortung der Praxis.

Nach der Aufnahme

Nach dem Beenden wird die Audiodatei zur Transkription verarbeitet. Der Ablauf besteht aus vier getrennten Schritten:

1. Aufnahme beenden: Die Audiodatei wird sicher zwischengespeichert und der Transkriptionsauftrag gestartet.
2. Transkript prüfen: Öffne das Ergebnis, korrigiere erkannte Fehler und kontrolliere Namen, Fachbegriffe und Zuordnungen.
3. Transkript bestätigen: Erst nach deiner Bestätigung gilt das Transkript als geprüft. Danach kann der Text als Dokumentation weiterverwendet oder in den passenden Dokumentkontext übernommen werden.
4. Aufnahme löschen: Nach der Transkriptbestätigung wird die Audiodatei gelöscht. Bis dahin bleibt sie für die Nachbearbeitung verfügbar.

Eine Zusammenfassung wird separat angefordert und nicht automatisch erzeugt. Der Status der Aufnahme, das Transkript und die verfügbaren Aktionen findest du unter Sitzungsaufzeichnungen oder beim jeweiligen Termin.

Wenn die Transkription fehlschlägt, bleibt die Aufnahme zunächst erhalten. Prüfe den Status und starte die Verarbeitung nur erneut, wenn die Anwendung dies anbietet. Lösche die Aufnahme erst, wenn du sie nicht mehr für die Nachbearbeitung benötigst und die Aufbewahrung in deiner Praxis geklärt ist.

Transkripte und daraus erstellte Dokumente gehören direkt in die passende Klientenakte, Behandlungsserie oder zum jeweiligen Termin. Die zentrale Aufnahmenübersicht dient zur Kontrolle der Verarbeitung und ersetzt nicht die fachliche Behandlungsdokumentation.