Neue Honorarnote

Aufbau des Abrechnungsformulars

Das Formular ist in drei übersichtliche Bereiche aufgeteilt:

1. Rechnungsempfänger

Hier werden die Daten der Person erfasst, auf die die Rechnung ausgestellt wird:

• Patient suchen: Über dieses Feld kannst du bei einer manuell erstellten Rechnung nach bestehenden Patienten filtern, um deren Daten sofort zu übernehmen.
• Stammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten): Diese Felder werden automatisch aus der Patientenakte geladen. Du kannst sie hier für diese spezifische Rechnung noch einmal anpassen, falls sich beispielsweise temporär die Rechnungsadresse geändert hat.

2. Rechnungszeilen

Dieser Bereich listet alle einzelnen Leistungen, Produkte oder Spesen auf, die auf der Honorarnote verrechnet werden:

• Datum & Artikel: Das Datum der Leistungserbringung sowie die genaue Tarifpost (z. B. ET03 für Ergotherapie oder km für das Kilometergeld bei Hausbesuchen).
• Anzahl & Preis: Die Menge der Einheiten sowie der hinterlegte Einzelpreis. Beide Werte können direkt im Feld überschrieben werden.
• Steuer: Der anzuwendende Umsatzsteuersatz (bei unecht umsatzsteuerbefreiten therapeutischen Leistungen in Österreich standardmäßig 0 %).
• Summe: Der errechnete Gesamtbetrag der jeweiligen Zeile.
• Aktionen: Über das Stift-Symbol kannst du Zeilen im Detail bearbeiten, über das rote Kreuz-Symbol löschst du eine Zeile komplett.
• + Zeile hinzufügen (Grüner Button): Fügt eine neue, leere Zeile hinzu, um zusätzliche Leistungen oder Sachkosten manuell auf dieser Rechnung zu erfassen.

3. Rechnungsdaten & Gesamtbetrag (Rechte Spalte)

Hier verwaltest du die organisatorischen und zeitlichen Rahmenbedingungen der Rechnung:

• Rechnungskreis: Falls du mit unterschiedlichen Nummerierungs-Kreisen arbeitest (z. B. für verschiedene Standorte oder Tätigkeitsbereiche), kannst du hier den passenden Kreis auswählen.
• Rechnungsdatum: Das offizielle Ausstellungsdatum der Honorarnote (standardmäßig auf das aktuelle Tagesdatum voreingestellt).
• Fällig am: Das Zahlungsziel, bis zu dem der ausstehende Betrag überwiesen werden muss.
• Gesamtbetrag: Die aktuelle, sich dynamisch anpassende Gesamtsumme aller aktiven Rechnungszeilen.

Rechnungs-Aktionen

Am unteren Ende der rechten Spalte stehen dir zwei primäre Aktionen zur Verfügung, um die Honorarnote zu verarbeiten:

• Entwurf speichern (Blauer Button): Sichert die aktuelle Honorarnote als Entwurf. Du kannst den Entwurf jederzeit wieder öffnen, bearbeiten oder erweitern. Es wird noch keine offizielle Rechnungsnummer vergeben.
• Abschließen & Ausstellen (Grüner Button): Erstellt die finale Honorarnote und weist ihr eine fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummer zu. Gleichzeitig wird das offizielle PDF-Dokument inklusive aller Zahlungsdaten generiert.
  • Wichtig – Gesetzliche Sperre: Ab dem Klick auf "Abschließen & Ausstellen" ist die Honorarnote absolut unveränderbar. Solltest du nachträglich einen Fehler feststellen, kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden. Sie muss in diesem Fall storniert und komplett neu ausgestellt werden.

Optionale Zusatzmodule für die Abrechnung

Für eine noch flexiblere und gesetzeskonforme Zahlungsabwicklung direkt vor Ort kannst du zusätzliche, kostenpflichtige Module aktivieren. Diese Add-ons werden auf Wunsch individuell für dich eingerichtet:

Registrierkasse (Österreichische RKSV)

• Rechtssichere Barzahlung: Wenn du Barzahlungen (oder Zahlungen per Bankomat-/Kreditkarte) direkt in der Praxis entgegennehmen möchtest, benötigst du in Österreich ab Erreichen der gesetzlichen Umsatzgrenzen eine Registrierkasse.
• Einfache Integration: Bei Aktivierung richtet das OrdiFox-Team für dich eine gesetzeskonforme Signierung nach der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) ein. Die technische Abwicklung und Verschlüsselung im Hintergrund erfolgt dabei sicher und verlässlich via fiskaltrust.

Bezahlen per Karte (Bankomat / Kreditkarte)

Lass deine Patienten direkt nach der Behandlung bequem per Karte bezahlen. Wir unterstützen zwei verschiedene Wege, je nachdem, welche Hardware du nutzen möchtest:

• GP tom (Bezahlen mit dem eigenen Handy): Dieses System nutzt die SoftPOS-Technologie. Du benötigst kein separates Kartenterminal. Die Zahlung wird direkt über dein eigenes, kompatibles Smartphone abgewickelt, auf dem die GP tom App installiert ist.
• SumUp (Mobiles Terminal): Wenn du lieber ein klassisches, physisches Kartenlesegerät verwenden möchtest, kannst du SumUp nutzen. Das passende SumUp-Terminal musst du dir selbst kaufen. OrdiFox bindet das Gerät nach der Einrichtung nahtlos in deinen Abrechnungs-Workflow ein.
• Ablauf & Bereitstellung: Nach deiner Anfrage setzt OrdiFox das gewählte System schlüsselfertig für dich auf. Nach einer Einrichtungszeit von ca. 7 Tagen ist deine Kartenzahlung voll einsatzbereit.

Tipp für die Praxis: Wenn du Leistungen für Hausbesuche abrechnest (wie im Beispiel mit 328 Kilometern beim Artikel km), kontrolliere vor dem Klicken auf "Abschließen & Ausstellen" noch einmal ganz genau den errechneten Gesamtbetrag. Solange die Rechnung als Entwurf gespeichert ist, kannst du Tippfehler bei den gefahrenen Kilometern oder den Einheiten völlig problemlos korrigieren. Sobald du die Rechnung ausstellst, ist sie gesperrt und jede Korrektur erfordert eine mühsame Stornierung samt Neuerstellung.