Kommunikationsvorlagen

Wiederkehrende Nachrichten sicher vorbereiten

Kommunikationsvorlagen standardisieren Terminbestätigungen, Erinnerungen und weitere Nachrichten. Eine aktive Vorlage kann automatisch versendet werden; prüfe deshalb Ereignis, Empfänger, Platzhalter und Text vor dem Aktivieren besonders sorgfältig.

Einstellungen

➔Kommunikationsvorlagen

Vorlagenübersicht prüfen

Öffne die Übersicht und prüfe zuerst, ob für das gewünschte Ereignis bereits eine geeignete Vorlage vorhanden ist. Öffne sie zur Kontrolle oder Bearbeitung, statt versehentlich eine doppelte Vorlage anzulegen.

Übersicht der Kommunikationsvorlagen mit zugeordneten Ereignissen — Die Übersicht zeigt, welche Vorlagen bereits für wiederkehrende Ereignisse verwendet werden.

Vorlage erstellen oder kopieren

Wähle Neue Vorlage für einen neuen Versandtext. Wenn Ereignis oder Text nur leicht abweichen, kannst du eine bestehende Vorlage als Ausgangspunkt kopieren. Vergib dann einen eindeutigen Namen, damit das Team die Varianten unterscheiden kann.

Ereignis, Empfänger und Text festlegen

Wähle das auslösende Ereignis und den vorgesehenen Empfängerkreis. Formuliere Betreff und Nachricht verständlich und verwende nur Platzhalter, die das Formular anbietet.

Formular mit Ereignis, Betreff und Nachrichtentext für eine Kommunikationsvorlage — In der Vorlage legst du fest, wann welche Nachricht an welche Empfängergruppe geht.

Ausschnitt des Formulars für Ereignis, Betreff und Nachrichtentext — Kontrolliere die auslösende Situation, den Empfängerkreis und alle Platzhalter vor dem Speichern.

Vorlage kontrolliert aktivieren

Prüfe die Vorschau mit neutralen Beispieldaten und teste wichtige Vorlagen bei Bedarf mit einer internen Adresse. Aktiviere die Vorlage erst, wenn Ereignis, Empfängergruppe, Versandkanal und Text stimmen.

Achtung

Falsch geschriebene oder nicht verfügbare Platzhalter können beim Versand leer bleiben. Änderungen betreffen künftige Nachrichten; bereits versendete Nachrichten werden nicht geändert.